Reembolso de despesas home office: 7 pontos essenciais

• Reembolso de despesas home office é a obrigação da empresa de custear ou compensar gastos que o empregado tem para trabalhar de casa, como energia elétrica, internet e mobiliário adequado.
• A regra geral é que, quando o trabalho remoto gera despesas para o empregado, essas devem ser previstas em contrato ou acordo coletivo, cabendo à empresa definir a forma de ressarcimento.
• A solução prática está em formalizar por escrito quais despesas serão reembolsadas, os valores ou critérios de cálculo e a periodicidade do pagamento ao empregado em regime remoto.
• O papel do advogado especialista é orientar a empresa na elaboração de cláusulas contratuais claras sobre reembolso, evitando passivos trabalhistas futuros relacionados ao tema.

Seu Fábio, dono de uma empresa de desenvolvimento de software com equipe majoritariamente remota, recebeu de um funcionário um pedido formal de reembolso de despesas home office, incluindo parte da conta de energia e do plano de internet residencial. Ele nunca havia formalizado essa questão no contrato de trabalho e ficou em dúvida sobre se era realmente obrigado a arcar com esses custos do empregado que trabalha de casa.

Essa dúvida se tornou ainda mais comum após a expansão do trabalho remoto no Brasil, já que muitas empresas migraram para esse modelo sem revisar adequadamente as obrigações relacionadas ao reembolso de despesas home office previstas na legislação trabalhista. Para entender as regras gerais de formalização do trabalho remoto, veja também nosso conteúdo sobre home office.

Reembolso de despesas home office: quando é obrigatório?

A CLT estabelece que a responsabilidade pela aquisição, manutenção ou fornecimento dos equipamentos tecnológicos e da infraestrutura necessária para o teletrabalho, bem como o reembolso de despesas, deve ser prevista em contrato escrito, o que significa que reembolso de despesas home office não é automaticamente obrigatório, mas depende do que foi pactuado entre empresa e empregado no início da relação de trabalho remoto.

Na prática dos tribunais, o que costumamos ver é que a ausência de previsão contratual clara sobre reembolso de despesas home office costuma gerar disputas judiciais, nas quais o empregado alega ter arcado com custos que deveriam ser da empresa, especialmente quando o trabalho remoto foi imposto unilateralmente pelo empregador durante a pandemia ou por decisão posterior de reestruturação.

Quais despesas costumam ser incluídas no reembolso?

As despesas mais comuns incluem parte proporcional da conta de energia elétrica, plano de internet, mobiliário ergonômico como cadeira e mesa, e eventualmente equipamentos de informática, sendo que a extensão exata do reembolso depende integralmente do que foi definido em contrato individual ou em convenção coletiva aplicável à categoria profissional.

Como calcular o valor do reembolso de despesas home office?

Não existe fórmula legal única e obrigatória. As empresas costumam adotar valores fixos mensais, percentuais estimados sobre contas residenciais ou reembolso mediante apresentação de comprovantes, sendo recomendável que o critério escolhido seja claro, razoável e aplicado de forma consistente entre os empregados em situação semelhante de trabalho remoto.

Um erro muito comum que as empresas cometem no dia a dia é adotar critérios de reembolso de despesas home office diferentes para empregados em cargos e funções semelhantes sem justificativa técnica, o que pode gerar questionamento por isonomia perante a Justiça do Trabalho em caso de disputa judicial futura.

O reembolso integra o salário para fins de encargos trabalhistas?

Em regra, não, desde que o valor reembolsado corresponda efetivamente a despesas comprovadas ou razoavelmente estimadas relacionadas ao trabalho remoto, tendo natureza indenizatória e não salarial, o que significa que não deve compor a base de cálculo de encargos previdenciários e do FGTS, salvo entendimento diverso em fiscalização específica.

A empresa pode deixar de reembolsar despesas se não previu isso em contrato?

Tecnicamente, se não houver previsão contratual, a obrigação não é automática, mas empresas que adotam essa postura ficam mais expostas a questionamentos judiciais, especialmente quando o empregado consegue demonstrar que o trabalho remoto gerou despesas efetivas e que não teria essas mesmas despesas trabalhando presencialmente nas instalações da empresa.

Vale a pena formalizar o reembolso mesmo sem obrigação legal expressa?

Vale muito a pena. Formalizar uma política de reembolso de despesas home office, mesmo que em valor simbólico, reduz significativamente o risco de disputas judiciais futuras e melhora a relação da empresa com os empregados em regime remoto, funcionando como medida preventiva de baixo custo comparado ao risco de ação trabalhista.

Convenções coletivas podem alterar as regras de reembolso?

Sim, convenções e acordos coletivos da categoria profissional podem estabelecer regras específicas sobre reembolso de despesas home office, inclusive valores mínimos obrigatórios, sendo fundamental que a empresa verifique a convenção coletiva aplicável antes de definir sua própria política interna sobre o tema.

Reembolso de despesas home office em contratos híbridos

Em modelos híbridos, nos quais o empregado trabalha parte da semana em casa e parte no escritório, o reembolso de despesas home office costuma ser calculado proporcionalmente aos dias efetivamente trabalhados remotamente, sendo recomendável que a empresa estabeleça critérios claros de proporcionalidade para evitar questionamentos sobre eventual desequilíbrio no cálculo.

Na prática dos tribunais, o que costumamos ver é que empresas com modelo híbrido que aplicam o mesmo valor de reembolso integral do home office total, mesmo quando o empregado trabalha remotamente apenas parte da semana, acabam criando disparidade que pode gerar questionamento por parte de empregados que trabalham majoritariamente de forma presencial.

Como calcular a proporcionalidade em modelos híbridos?

Uma forma comum é dividir o valor mensal estimado de reembolso pelo número de dias úteis do mês e multiplicar pelo número de dias efetivamente trabalhados em regime remoto, criando um critério objetivo e facilmente auditável para o cálculo do reembolso de despesas home office proporcional aplicável ao empregado.

É preciso pedir comprovantes de despesas para reembolsar o empregado?

Não é obrigatório na maioria dos modelos adotados, já que muitas empresas optam por valores fixos estimados em vez de reembolso mediante comprovação individual, o que simplifica a gestão administrativa, embora algumas empresas prefiram exigir comprovantes para despesas de maior valor, como aquisição de mobiliário ergonômico específico.

Um erro muito comum que as empresas cometem no dia a dia é criar um processo burocrático excessivo de comprovação para reembolso de despesas home office de baixo valor, o que gera insatisfação entre os empregados sem trazer benefício proporcional de controle financeiro para a empresa.

O que fazer se o empregado se recusar a devolver equipamentos fornecidos?

É recomendável formalizar em contrato ou termo específico a obrigação de devolução de equipamentos fornecidos pela empresa ao término do contrato de trabalho, prevendo inclusive eventual desconto ou cobrança em caso de não devolução, sempre respeitando os limites legais de desconto salarial aplicáveis.

Reembolso de despesas home office em empresas de pequeno porte

Pequenas empresas frequentemente têm menos estrutura para formalizar políticas detalhadas de reembolso de despesas home office, mas isso não afasta a necessidade de estabelecer, ainda que de forma simples, critérios claros no contrato de trabalho, evitando surpresas financeiras não planejadas e reduzindo o risco de passivo trabalhista relacionado ao tema.

Existe um valor mínimo sugerido para pequenas empresas praticarem?

Não há valor mínimo fixado em lei federal específica para reembolso de despesas home office, mas é recomendável que a empresa pesquise práticas de mercado do seu setor de atuação e considere o custo real médio de energia e internet residencial ao definir o valor do reembolso de despesas home office aplicável aos seus empregados em regime remoto.

Como o reembolso é tratado em caso de fiscalização do Ministério do Trabalho?

Fiscais do trabalho podem verificar se a empresa possui contrato formalizado prevendo as regras de reembolso de despesas home office e se essas regras estão sendo efetivamente cumpridas, sendo recomendável manter documentação organizada comprovando os pagamentos realizados aos empregados em regime remoto ao longo do contrato de trabalho.

Na prática dos tribunais, o que costumamos ver é que a ausência completa de qualquer previsão contratual sobre o tema, somada à comprovação de despesas reais do empregado, costuma pesar contra a empresa em fiscalizações e em eventuais reclamações trabalhistas posteriores relacionadas ao trabalho remoto exercido sem o devido ressarcimento.

Vale a pena incluir cláusula de revisão periódica do valor de reembolso?

Vale muito a pena. Incluir uma cláusula prevendo revisão anual ou periódica do valor de reembolso de despesas home office ajuda a acompanhar variações de custo de energia e internet ao longo do tempo, evitando que o valor fique defasado e gere insatisfação entre os empregados em regime remoto.

O que acontece se a empresa reduzir unilateralmente o valor do reembolso?

Reduzir unilateralmente o valor de reembolso de despesas home office já estabelecido pode ser interpretado como alteração contratual lesiva ao empregado, especialmente se não houver justificativa razoável e comunicação prévia adequada, o que pode gerar direito a questionamento judicial pelo empregado prejudicado pela redução unilateral.

É necessário comunicar o empregado antes de qualquer alteração no reembolso?

Sim, é altamente recomendável comunicar formalmente e com antecedência qualquer alteração nas regras de reembolso de despesas home office, preferencialmente por escrito, para que o empregado tenha ciência clara das novas condições aplicáveis ao seu contrato de trabalho remoto.

É possível negociar o valor do reembolso individualmente com cada empregado?

É possível, mas é recomendável manter critérios objetivos e minimamente uniformes entre empregados em situação semelhante, evitando negociações completamente discricionárias que possam gerar questionamento por tratamento desigual entre profissionais que exercem funções comparáveis em regime remoto.

Startups e empresas de tecnologia têm regras diferentes sobre o tema?

Não existem regras legais específicas para o setor de tecnologia, mas essas empresas costumam adotar políticas mais estruturadas de reembolso de despesas home office por já operarem predominantemente em regime remoto desde a fundação do negócio.

Fonte oficial

As regras sobre teletrabalho e reembolso de despesas estão previstas na Lei nº 13.467/2017, a Reforma Trabalhista, que alterou a CLT para regulamentar o teletrabalho.

Conclusão: formalizar o reembolso de despesas home office protege a empresa

Definir claramente as regras de reembolso de despesas home office logo no início da contratação ou da transição para o trabalho remoto é uma medida essencial de gestão de risco trabalhista, evitando disputas judiciais que poderiam ser facilmente prevenidas com um contrato bem elaborado e uma política interna transparente.

Ignorar essa questão ou tratá-la de forma improvisada, sem critérios claros e uniformes entre os empregados, expõe a empresa a reclamações trabalhistas que podem resultar em condenações por isonomia salarial ou reconhecimento de natureza salarial do valor não reembolsado adequadamente ao longo do contrato.

Diante de dúvidas sobre como estruturar a política de reembolso de despesas home office da sua empresa, contar com orientação jurídica trabalhista especializada é o caminho mais seguro para equilibrar os interesses da empresa e os direitos dos empregados em regime remoto.

Perguntas frequentes

Reembolso de despesas home office é sempre obrigatório?

Não automaticamente. O reembolso de despesas home office depende do que foi previsto em contrato individual ou em convenção coletiva aplicável à categoria profissional do empregado.

Quais despesas costumam ser reembolsadas no home office?

Energia elétrica, internet, mobiliário ergonômico e, em alguns casos, equipamentos de informática necessários.

O reembolso integra a base de cálculo do FGTS e INSS?

Em regra não, por ter natureza indenizatória, desde que corresponda a despesas efetivamente relacionadas ao trabalho remoto.

Como calcular o valor do reembolso de despesas home office?

Pode ser valor fixo, percentual estimado ou mediante comprovantes, desde que aplicado de forma consistente entre empregados.

A empresa pode ser processada por não reembolsar despesas?

Pode, especialmente se o empregado comprovar despesas efetivas geradas exclusivamente pelo trabalho remoto exigido pela empresa, sem qualquer política de reembolso de despesas home office formalizada previamente.

Convenções coletivas podem estabelecer valores mínimos de reembolso?

Sim, é fundamental verificar a convenção coletiva da categoria antes de definir a política interna de reembolso.

Vale a pena formalizar o reembolso mesmo sem obrigação expressa?

Vale muito a pena formalizar o reembolso de despesas home office, já que reduz significativamente o risco de disputas judiciais futuras sobre o tema no futuro.

O reembolso pode ser diferente entre empregados do mesmo cargo?

Não é recomendável, pois pode gerar questionamento por isonomia perante a Justiça do Trabalho em caso de disputa.