Desenquadramento MEI: o que fazer quando o negócio passa do limite?

Resumo objetivo do desenquadramento MEI

• O desenquadramento MEI é a saída do empresário do regime do Microempreendedor Individual, e pode ser obrigatório ou voluntário.
• O limite de faturamento do MEI é de R$ 81 mil por ano, ou R$ 6.750 multiplicados pelos meses de atividade no ano de abertura.
• Se o excesso for de até 20% (até R$ 97.200), a comunicação vai até o último dia útil do mês seguinte e o efeito começa em 1º de janeiro do ano seguinte.
• Se o excesso passar de 20%, o desenquadramento MEI retroage a 1º de janeiro do ano em que o limite foi superado.
• Quem não comunica pode ser desenquadrado de ofício pela Receita Federal e ainda levar multa e cobrança de diferenças.
• O destino mais comum é a microempresa (ME) dentro do Simples Nacional, com limite anual de R$ 360 mil.

Introdução: quando o crescimento do negócio cria um problema fiscal

Seu Anderson abriu uma pequena marcenaria como MEI há três anos. Começou fazendo reparos para vizinhos, depois fechou contrato com uma loja de móveis planejados e, de repente, os pedidos dobraram. Em outubro, ao conferir o extrato, ele percebeu que o faturamento do ano já passava de R$ 85 mil. A primeira reação foi de alegria. A segunda foi de susto: e agora, o que acontece com o CNPJ, com o boleto mensal e com as notas fiscais?

Essa situação é mais comum do que parece, e o nome técnico dela é desenquadramento MEI. Ele não é uma punição nem sinal de que o negócio deu errado. Na maioria das vezes, é o contrário: a empresa cresceu mais do que o regime simplificado comporta. O problema aparece quando o empresário ignora o prazo de comunicação, porque aí o desenquadramento MEI pode acontecer de ofício, com efeitos retroativos e cobrança de diferenças de tributos.

Na minha experiência atendendo empreendedores, o erro mais frequente é descobrir o excesso só quando o contador fecha as contas de dezembro, quando o prazo de comunicação já passou. Por isso, neste artigo eu explico como funciona o desenquadramento MEI na prática, em linguagem simples, como se estivéssemos conversando no escritório. Você vai entender os motivos, os prazos, como consultar a sua situação, como comunicar a Receita e como fica a vida da empresa depois da migração para ME. Se a sua dúvida é sobre a diferença entre os portes, vale ler também o nosso conteúdo sobre a diferença entre MEI, ME e EPP.

O que é o desenquadramento MEI?

O desenquadramento MEI é o ato pelo qual o empresário deixa de ser tratado como Microempreendedor Individual. Em outras palavras, o CNPJ continua existindo, mas passa a ser uma empresa de outro porte, normalmente uma microempresa (ME) ou, mais raramente, uma empresa de pequeno porte (EPP).

A regra está na Lei Complementar 123/2006, que criou o Simples Nacional, e na Resolução CGSN 140/2018, que detalha o passo a passo. Pela lei, o regime do MEI foi pensado para o pequeno negócio com faturamento baixo, poucos empregados e atividades específicas. Quando uma dessas condições deixa de ser cumprida, o desenquadramento MEI entra em cena.

É importante separar duas coisas. Sair do MEI não significa sair do Simples Nacional. Em geral, a empresa apenas muda de categoria dentro do mesmo sistema e passa a pagar tributos por faixas e anexos, em vez do boleto fixo mensal. Já a exclusão do Simples Nacional é outro assunto, com causas e consequências diferentes.

Quais são os motivos do desenquadramento MEI?

O desenquadramento MEI pode ter motivos diversos. Os principais estão explicados a seguir, do mais comum ao mais raro.

O excesso de faturamento é o motivo mais comum?

Sim. A maior parte dos casos de desenquadramento MEI nasce do faturamento acima do limite anual. Conta a receita bruta, ou seja, tudo o que entrou com a venda de produtos ou serviços, e não o lucro. Descontar despesas não ajuda a ficar dentro do teto, e esse é um engano que vejo com frequência.

E se a atividade não estiver na lista do MEI?

O MEI só pode exercer as ocupações listadas no Anexo XI da Resolução CGSN 140/2018. Se o empresário passa a atuar em algo que não consta na lista, ou se a atividade deixa de ser permitida, o desenquadramento MEI se torna obrigatório. Profissões regulamentadas de nível superior, em regra, não cabem no MEI.

Abrir outra empresa, ter sócio ou contratar mais pessoas também gera desenquadramento?

Gera. O regime do MEI exige que o titular não seja sócio ou administrador de outra empresa, não abra filial e tenha no máximo um empregado, que receba um salário mínimo ou o piso da categoria. Se qualquer uma dessas condições for descumprida, ocorre o desenquadramento MEI. Quem contrata de forma irregular também corre risco, como mostramos no texto sobre funcionário registrado como MEI.

Nesses casos, a comunicação deve ser feita até o último dia do mês seguinte ao da situação, e o efeito vale a partir do mês seguinte ao da ocorrência. Esse prazo é mais curto do que parece e merece atenção.

Qual é o limite de faturamento que provoca o desenquadramento MEI?

Hoje, o limite de receita bruta do MEI é de R$ 81 mil por ano. Isso dá em média R$ 6.750 por mês, mas o MEI não tem um limite mensal rígido. O que vale é a soma do ano. Quem abriu o negócio no meio do ano tem um limite proporcional: R$ 6.750 multiplicados pelo número de meses de atividade, contando o mês de abertura.

Por exemplo, quem abriu o CNPJ em março pode faturar até R$ 67.500 naquele ano, porque trabalhou dez meses. Passou disso, é hora de pensar no desenquadramento MEI.

Há projetos de lei no Congresso propondo aumentar esse teto, mas, até a data de publicação deste artigo, o valor em vigor continua sendo o de R$ 81 mil. Antes de tomar qualquer decisão, vale conferir se alguma lei nova foi sancionada, porque a mudança do limite altera todas as contas do desenquadramento MEI.

Como funciona o desenquadramento MEI com excesso de até 20%?

Se a receita do ano passar do limite em até 20%, isto é, até R$ 97.200 para quem trabalhou o ano inteiro, o empresário deve comunicar o desenquadramento MEI até o último dia útil do mês seguinte àquele em que o excesso aconteceu.

Nesse cenário, o efeito é mais suave. O desenquadramento MEI vale a partir de 1º de janeiro do ano seguinte. Ou seja, no restante do ano, o empresário continua com o regime do MEI, mas precisa recolher tributos adicionais sobre o valor que passou do limite. A forma de calcular essa diferença consta no manual da Receita sobre o tema, e o contador consegue fazer a conta sem dificuldade.

Veja um exemplo. O empresário que fechou setembro com R$ 88 mil de faturamento passou do teto em R$ 7 mil. Isso equivale a menos de 9% do limite, então está na faixa de até 20%. Ele precisa comunicar o desenquadramento MEI até o último dia útil de outubro, e a mudança de fato vale a partir de janeiro do ano seguinte.

O que acontece no desenquadramento MEI com excesso acima de 20%?

Passou de R$ 97.200? Aqui o impacto é maior. O desenquadramento MEI retroage a 1º de janeiro do ano em que o excesso ocorreu. Na prática, a Receita entende que, desde o começo do ano, a empresa já deveria ter sido tratada como microempresa.

Isso significa recalcular os tributos de todo o período pelas regras do Simples Nacional para ME, e a diferença pode ser relevante. Por esse motivo, o empresário que está perto do limite deve acompanhar o faturamento mês a mês. Se o excesso foi primeiro de até 20% e depois ultrapassou a faixa, é preciso fazer uma nova comunicação de desenquadramento MEI no mesmo ano.

Quem está no primeiro ano de atividade tem regra própria. Se o excesso superar em mais de 20% o limite proporcional, o efeito pode retroagir ao início da atividade. Por isso, quem abre o negócio e já fatura alto nos primeiros meses precisa de atenção redobrada com o desenquadramento MEI.

Como fazer a consulta do desenquadramento MEI?

Muita gente pergunta como saber se o CNPJ já foi desenquadrado. A consulta do desenquadramento MEI começa no Portal do Simples Nacional, na área do Simei, onde o empresário entra com o código de acesso ou com o certificado digital. Ali ficam os serviços de comunicação e de consulta da situação de optante.

Outra forma de conferir é emitir o comprovante de inscrição do CNPJ e o certificado da condição de MEI, que mostram a situação cadastral e o enquadramento atual. Se o CNPJ aparecer como optante pelo Simples Nacional sem a marcação de MEI, é sinal de que o desenquadramento MEI já foi processado.

Também vale olhar a forma de pagamento. Se o boleto mensal deixou de ter valor fixo e o contador começou a gerar guias pelo PGDAS-D, a migração para ME já está em andamento. Na dúvida, a consulta do desenquadramento MEI deve ser feita com o contador, que enxerga o histórico das comunicações com mais clareza.

Como comunicar o desenquadramento MEI passo a passo?

A comunicação é feita pela internet e não tem custo. O passo a passo é simples:

• Acesse o Portal do Simples Nacional e entre na área do Simei, em Serviços, na opção Desenquadramento.
• Faça o login com o código de acesso ou com o certificado digital.
• Escolha o motivo do desenquadramento MEI, por exemplo, o excesso de receita bruta.
• Informe se o excesso foi de até 20% ou acima de 20% e se a empresa está no ano de início de atividade.
• Indique a data do fato que motivou a mudança, normalmente o mês em que o limite foi superado.
• Confira os dados, finalize e guarde o recibo da comunicação.

Depois da comunicação, vale falar com o contador para ajustar o cadastro, a emissão de notas e o cálculo dos tributos. O aplicativo da Receita costuma mudar de layout, então os nomes dos botões podem variar um pouco. O que não muda é a lógica: motivo, faixa de excesso e data.

Desenquadramento MEI para ME: como fica a tributação depois da migração?

Na maioria dos casos, o desenquadramento MEI leva a empresa para a microempresa (ME), que pode faturar até R$ 360 mil por ano no Simples Nacional. A partir daí, acaba o valor fixo do boleto mensal e os tributos passam a ser calculados sobre o faturamento, conforme o anexo da atividade e a faixa de receita.

O impacto no bolso varia. Para quem presta serviços, as alíquotas iniciais costumam ser mais altas do que o boleto fixo do MEI, mas a empresa ganha espaço para crescer. Em compensação, a ME assume obrigações novas: emitir nota fiscal com mais frequência, manter a escrituração em dia, entregar a declaração anual do Simples Nacional e, na prática, contar com um contador.

O desenquadramento MEI para ME também abre portas. A empresa pode ter mais empregados e exercer atividades que o MEI não permitia. Vale conferir o texto sobre quais impostos o MEI paga para comparar a carga antes e depois, e a explicação geral sobre o Simples Nacional.

Dá para fazer o desenquadramento MEI antes de passar do limite?

Dá. O empresário pode pedir o desenquadramento MEI por opção, quando percebe que o regime já não atende ao negócio. Muita gente faz isso para ter liberdade de contratar ou de atender clientes que exigem uma empresa de outro porte. O ideal é planejar a mudança com o contador, escolhendo o melhor momento do ano para não pagar mais do que o necessário.

O desenquadramento MEI muda a contribuição para o INSS?

Muda a forma de contribuir. No MEI, a contribuição previdenciária vai embutida no boleto fixo. Depois da migração, o titular passa a contribuir de outra maneira, e é preciso cuidar para não ficar sem cobertura previdenciária. Esse ponto deve ser acertado com o contador logo na migração.

O que acontece se eu não comunicar o desenquadramento MEI?

Não comunicar é o erro mais caro. Quando a Receita identifica o excesso por conta própria, por exemplo, ao cruzar notas fiscais, extratos e a declaração anual do MEI, o desenquadramento MEI é feito de ofício, ou seja, sem pedido do empresário. Os efeitos seguem os mesmos prazos da comunicação, e ainda pode haver multa, cobrança de diferenças de tributos e juros.

Segundo as orientações do Simples Nacional, a falta de comunicação obrigatória sujeita o empresário a uma multa de valor fixo baixo, de R$ 50,00. O prejuízo maior vem da cobrança retroativa dos tributos calculados como ME, que pode chegar a valores bem mais altos.

Há também riscos práticos. O CNPJ pode ter dificuldade para emitir notas, participar de licitações, pedir crédito e fechar contratos com empresas que checam a situação fiscal do fornecedor. Resolver o desenquadramento MEI no prazo evita todos esses tropeços.

A declaração anual do MEI, a DASN-SIMEI, também pesa. Se a receita informada passar de 20% do limite, o sistema não permite a transmissão, e o empresário precisa regularizar o desenquadramento MEI antes de entregar a declaração.

Como evitar um desenquadramento MEI retroativo?

A melhor defesa é o controle. Veja algumas práticas simples:

• Anote o faturamento todo mês e some o acumulado do ano, em uma planilha ou aplicativo.
• Defina um alerta para quando o acumulado chegar a 80% do limite.
• Separe a conta pessoal da conta do negócio, para não misturar valores e perder o controle da receita.
• Emita nota fiscal das vendas e guarde os comprovantes por pelo menos cinco anos.
• Converse com o contador antes de fechar um contrato grande, para avaliar se vale antecipar o desenquadramento MEI.

Se o empresário percebe que vai passar do limite com folga, muitas vezes compensa antecipar o desenquadramento MEI e migrar por vontade própria, no momento mais favorável do ano, em vez de esperar a Receita fazer isso.

Vale lembrar que o desenquadramento MEI não impede a empresa de voltar ao MEI no futuro, se o faturamento cair e as demais condições forem cumpridas. Nesses casos, há prazos e regras próprias para o retorno, que devem ser vistos caso a caso.

Fonte oficial

As regras sobre o desenquadramento MEI estão na Lei Complementar 123/2006, que trata do Simples Nacional e do MEI, e na Resolução CGSN 140/2018, que regulamenta o procedimento de comunicação, os prazos e os efeitos. O passo a passo do aplicativo está no manual do desenquadramento do Simei, da Receita Federal. Confira sempre a versão atualizada dos textos, porque o limite de faturamento e os prazos podem mudar por nova lei ou resolução.

Conclusão: o desenquadramento MEI faz parte do crescimento

O desenquadramento MEI costuma assustar, mas é uma etapa natural de quem faz o negócio crescer. Ele apenas indica que o regime simplificado já não comporta o tamanho da operação. Com informação e acompanhamento, a migração para ME pode ser tranquila e até vantajosa.

O ponto central é o prazo. Quem comunica até o último dia útil do mês seguinte ao excesso evita multa e surpresas. Quem deixa para depois corre o risco de ver o desenquadramento MEI feito de ofício e retroativo, com tributos recalculados e cobrança de diferenças.

Na prática, três atitudes ajudam: controlar o faturamento do ano, consultar a situação do CNPJ no Portal do Simples Nacional e conversar com um contador ou advogado antes de qualquer decisão grande. Esse cuidado transforma o desenquadramento MEI em planejamento, e não em problema.

Se o seu negócio está perto do limite, ou se você tem dúvidas sobre contratos, notas fiscais e a migração para ME, procure orientação profissional agora. Este conteúdo é informativo e não substitui a análise do seu caso concreto.

Perguntas frequentes sobre desenquadramento MEI

Quanto o MEI pode faturar antes do desenquadramento MEI?

O limite é de R$ 81 mil por ano. No ano de abertura, o limite é proporcional, de R$ 6.750 por mês de atividade. Passar disso em até 20% tem consequências mais leves, mas a comunicação continua sendo obrigatória.

Qual é o prazo para comunicar o desenquadramento MEI?

A comunicação deve ser feita até o último dia útil do mês seguinte àquele em que o excesso de receita ocorreu. Nas demais hipóteses, como contratar mais de um empregado ou abrir filial, o prazo é até o último dia do mês seguinte à situação.

O desenquadramento MEI cancela o meu CNPJ?

Não. O CNPJ continua o mesmo. O que muda é o porte da empresa e a forma de pagar os tributos, que deixa de ser o boleto fixo do MEI.

Posso continuar emitindo nota fiscal como MEI depois do desenquadramento MEI?

Depois que o desenquadramento produz efeitos, a empresa passa a seguir as regras da microempresa. As obrigações de nota fiscal e de escrituração podem mudar, e o contador deve orientar a adaptação antes da data de início dos efeitos.

O desenquadramento MEI gera multa?

A falta de comunicação obrigatória pode gerar multa de valor fixo, além da cobrança de diferenças de tributos e juros quando o desenquadramento é feito de ofício. Comunicar no prazo é a forma mais segura de evitar custos extras.

Quem passa do limite em até 20% paga alguma diferença?

Sim. Sobre o valor que excedeu o limite, há tributos adicionais a recolher, e o desenquadramento MEI só vale a partir de janeiro do ano seguinte. O cálculo deve ser conferido com o contador e com o manual da Receita.

Dá para voltar a ser MEI depois do desenquadramento MEI?

Em algumas situações, sim, desde que o empresário volte a cumprir todas as condições do regime e respeite os prazos. Cada caso exige análise, principalmente pelos efeitos fiscais da mudança.

Preciso de contador para fazer o desenquadramento MEI?

A comunicação pode ser feita pelo próprio empresário no Portal do Simples Nacional. Já a migração para ME envolve cálculo de tributos, escrituração e novas obrigações, e por isso o acompanhamento de um contador é altamente recomendado.